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費控報銷系統成功案例——提升700%效率，降低50%成本，這家企業的財務數字化是如何做到的？

來源： | 發布日期：2022-03-17 | 訪問量：1

坐擁10家全資子公司、生產基地占地320畝、企業員工達3000人的高端制造業企業，過去，北京動力源科技股份有限公司（以下簡稱：動力源）員工報銷周期普遍在8周以上。在使用費控報銷系統“無需報銷”解決方案后，員工報銷周期大幅縮減至1周以內，效率提升了700%。

在費控報銷系統“無需報銷”解決方案帶動下，動力源旗下各平臺及子公司費用會計編制由過去的6人降到了3人，人員成本支出節約50%。管理者可以隨時查看財務數據，動態掌握企業信息，徹底擺脫企業傳統費控“盲盒”模式。

· 業務人員因公消費無需墊資，沒有了漫長報銷周期，幸福感明顯提升。

· 管理者能夠隨時掌握企業一手財務數據，通過綜合分析報表發現問題，對業務實時決策。

· 財務人員無需將過多時間花費在發票核驗真偽、認證、審批等流程，更多精力去做管理層面工作。

電源行業上市第一股

成立于1995年的動力源，是我國第一家在上海證券交易所主板上市的電源行業企業。憑借在數據通信、智慧能源、新能源汽車等領域擁有良好的口碑和市場，成為了中國鐵塔，中國移動，中國聯通，中國電信、阿里巴巴、百度、騰訊等國際知名企業的設備主流的供應商，生產的通信用開關電源在電信運營商占有率接近25%，市場排名前三。在網運行節能項目，累計節約標準煤240萬噸，減少二氧化碳排放628.8萬噸。

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自建系統與其他供應商合作無法滿足需求

從2011年時，企業就開始了財務數字化轉型，并著手布局業財融合戰略，動力源通信、海外業務線財務總監陳華林表示道。

在能效管理上，動力源擅長且長期幫助大型企業提供解決方案，但是在財務管理上，企業自身卻飽受報銷系統蕪雜、運轉效率低下之苦。

從員工貼票填寫付款申請單，經過財務手工錄入系統，層層審批打款，整個報銷方式異常繁瑣復雜。財務耗費大量時間從事低價值的基礎性工作，員工報銷流程漫長體驗感不佳，管理者無法實施掌握數據信息做到精準管控。

此后，動力源開始了漫長的系統自研之旅，先后自建費控系統、采購管理系統、銷售管理系統、生產制造管理系統、基于OA系統開發的報銷系統。雖然系統實現了部分操作流程線上化，但整個過程依然復雜，離預期有很大差距。例如發票自動認證、發票查驗真偽，成了企業自建系統無法解決的“硬傷”。

在意識到專業的事交給專業的團隊做后，動力源開始積極尋求外部合作。

為了改善上下游供應商關系，滿足生產排程的要求，了解整體生產信息。在供應商幫助下，動力源先后搭建了SRM供應鏈管理系統、制造業MES系統。這些系統上線后，確實局部解決了“點”的問題，但隨之而來卻給企業帶來更大痛點，尤其是系統間最為關鍵的數據通道沒有打通，導致工作中很難將各個系統有效地銜接起來。

在企業數字化建設過程中，既考慮到系統具備敏捷性快速適應變化，又要考慮連接能力，具備廣泛連接性。在自建系統漫長且有研發瓶頸，三方采購無法打通系統數據通道，這些痛點困擾動力源多時，直到2021年動力源結識了合思·易快報。

效率提升了700% 人員成本節約了50%

在深入了解了費控報銷系統產品功能與技術優勢后，雙方決定開展合作，但過程卻經歷了雙方意想不到的難題。

動力源主營業務通訊基站建設覆蓋面極廣，業務人員常常需要深入到全國各地鄉鎮、農村開展項目，因此報銷模式及人員架構非常復雜。不僅需要信息化系統應用面廣泛，而且要囊括差旅費執行標準、人均用餐標準，以及是否有事前申請、發票是否合規是否聯號等多項執行標準與管控節點。另外，還要在易快報系統嵌入此前的預算系統、CRM系統、報表中心等功能，讓整個系統融合打通兼容運轉。

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2021年4月底，項目組正式入場。回想整個落地過程，合思·易快報項目交付負責人孫慶波表示，解決方案面臨很多棘手的問題。其中，動力源多個業務線審批流程中的審批節點、授權金額、職級角色各有區別，整體流程審批慢，維護相對復雜。

在與動力源深入溝通后，歷經1個月時間，結合易快報Open API（開放接口）與審批引擎自定義功能，通過Open API自動同步各部門負責人，加快了審批進度，滿足了動力源需求。

伴隨項目落地，以及無需報銷方案的投入使用，動力源整體財務處理效率大幅提升，進一步實現了降本增效。員工報銷周期從8周縮減到1周，效率提升了700%。費用會計編制從6人縮減到3人，人員成本節約了50%。

業務人員長期出差需要墊資成了“過去式”，利用無需報銷大多數場景下員工因公消費不再需要墊資，更沒了漫長報銷周期，幸福感明顯提升。

管理者也能隨時掌握企業一手財務數據，通過綜合分析報表發現問題，對業務運營及時糾偏。

財務人員不用將時間浪費在發票核驗真偽、認證、審批流程等瑣碎且基礎性工作上，工作壓力和強度降低了。

“合作只是服務的開始，未來我們還要繼續結合動力源的業態和組織變化，敏捷的豐富無需報銷應用場景，配合企業走出去戰略，拓展無需報銷海外業務。”孫慶波表示。

目前，動力源在工程、差旅、招待等多個場景都在應用無需報銷解決方案，財務系統已經形成“戰斗力”，陳華林認為動力源與合思·易快報合作真正實現了“有求必應、一拍即合”。面對復雜的需求，總能第一時間解決，不會因為事情復雜而放棄，做到了“有求必應”。在工作方法以及管理理念上，雙方團隊總能產生共鳴，實現了“一拍即合”。

無需報銷的未來將是“0”報銷時代

從2011年到2022年，動力源財務數字化轉型走過10年時間，期間總結下了大量“實戰”經驗。

陳華林表示，企業財務數字化轉型初期，容易過度關注系統的流程性與功能性，卻忽視了根本問題，業財融合以及財務信息系統建設，最終都是為了企業精細化管理服務。因此，將管理方案嵌入財務信息系統，強調處理時效，實現閉環管理，達到降本增效的目的，遠比強調處理效率更有意義。結合數字化發展趨勢，企業要建立管理中臺，財務系統要與其他系統統一數據口徑，高效打通。

身為無需報銷解決方案的發起者與踐行者，合思·易快報在幫助企業實現財務數字化轉型的道路上耕耘了8年時間。通過洞察超5000家付費企業客戶，在實踐中積累下大量技術與服務經驗后，合思·易快報為業界帶來了無需報銷解決方案，并制定了無需報銷分級標準，幫助企業大大簡化了費用管控業務流程，實現了無需墊資、無需開票、無需提單。

而在合思·易快報看來，享受無需報銷的不僅僅是員工，未來將有更多的人享受無需報銷解決方案帶來的改變。財務將無需處理報賬、對賬，全面助力財務人員轉型升級，向企業管理決策層發展。管理者將無需審批報銷，通過事前、事中、事后的精準管控，在保障因公消費合規合規的情況下，完成企業數字化改造升級。

作為無需報銷解決方案的首批體驗者，陳華林認為國家大力推進電子發票體系建設，無需報銷是與電子發票共同成長進步的，伴隨著電子發票的全面普及，我們將迎來真正的“0”報銷時代。

湖南夢蝶科技有限公司，是金蝶集團的戰略服務商，也是金蝶十大優異伙伴之一，是值得托付的企業數字化管理的云服務商。堅持以“為客戶成長而奮斗”為使命，以“全心全意為客戶服務”為理念，在湖南乃至全國積累了多行業多領域的上萬家金蝶企業用戶，擁有十多年+的軟件銷售、技術實施、二次開發與售后服務等領域非常豐富的經驗。

【本文標簽】出差報銷軟件財務報銷系統易快報

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